1. Contexte

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont idéclic les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont idéclic traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par idéclic par un moyen technologique.

2. Application et définitions

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par idéclic que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 5 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, idéclic peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins.

Idéclic applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement :

• De façon générale, idéclic collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées . Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.

• Normalement, idéclic doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, idéclic peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci.

Collecte :

Dans tous les cas, idéclic ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limité qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

Également, idéclic peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à Eventbrite qui dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.

Détention et utilisation :

• idéclic veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

• idéclic ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Cependant, dans certains cas prévue par la loi, idéclic peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :

  • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;

  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;

  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

• idéclic met en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Communication :

• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, idéclic obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers.

• Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants : communication, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, idéclic ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, idéclic s’assurera de les détruire ou de les anonymiser.

5. Sécurité des données

Idéclic s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.

6. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels d’idéclic, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante. Le responsable de la protection des renseignements personnels d’idéclic doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

7. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels d’idéclic, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels : Anne-Laure Marcadet, almarcadet@ideclic.ca ou 514 660-8433.